Documenti stranieri in Italia: quando serve la legalizzazione e quando no

Categoria: Traduzioni e documenti 

Quando si porta in Italia un documento rilasciato all'estero — un certificato di nascita, un atto di matrimonio, un certificato penale, un diploma — spesso ci si chiede: basta tradurlo? Serve anche la legalizzazione? E cos'è l'apostille?

La risposta dipende dal paese di provenienza del documento e dall'uso che se ne deve fare. In questo articolo facciamo chiarezza una volta per tutte.

I tre scenari possibili

Scenario 1: basta la traduzione asseverata

Se il documento proviene da un paese dell'Unione Europea o da un paese con cui l'Italia ha accordi specifici di esenzione dalla legalizzazione, di norma è sufficiente far tradurre il documento in italiano con una traduzione asseverata (giurata) davanti a un tribunale italiano. Non serve nessun'altra formalità.

Scenario 2: apostille + traduzione asseverata

Se il documento proviene da un paese che ha aderito alla Convenzione dell'Aja del 1961 (i cosiddetti "paesi apostille"), prima di usarlo in Italia è necessario farvi apporre l'apostille nel paese di origine. L'apostille è un timbro ufficiale che certifica l'autenticità della firma e del sigillo del pubblico ufficiale che ha rilasciato il documento. Una volta apposta l'apostille, il documento va anche tradotto con traduzione asseverata in Italia.

Scenario 3: legalizzazione consolare + traduzione asseverata

Se il documento proviene da un paese che non ha aderito alla Convenzione dell'Aja, la procedura è più complessa: il documento deve essere legalizzato (autenticato) prima dall'autorità competente nel paese di origine, poi dall'Ambasciata o Consolato italiano in quel paese. Solo dopo può essere utilizzato in Italia, sempre con traduzione asseverata.

Cos'è l'apostille e come si ottiene?

L'apostille è un timbro standard internazionale, istituito dalla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961, che certifica l'autenticità di un documento pubblico emesso in un paese aderente alla Convenzione. Attualmente vi aderiscono oltre 120 paesi, tra cui la gran parte dei paesi europei, le Americhe, molti paesi asiatici e africani.

L'apostille si ottiene nel paese che ha emesso il documento, rivolgendosi all'autorità competente (che varia da paese a paese: può essere il Ministero degli Esteri, il Tribunale, il Comune, o altro ente). Non si può ottenere in Italia: deve essere apposta all'estero, prima che il documento venga portato in Italia.

Quando NON serve né apostille né legalizzazione

Esistono situazioni in cui un documento straniero può essere utilizzato in Italia senza apostille né legalizzazione, ma solo con traduzione asseverata (o addirittura senza nemmeno quella):

• Documenti provenienti da paesi UE: molti atti dello stato civile (nascita, matrimonio, morte) emessi in paesi UE godono di semplificazioni previste dal Regolamento UE 2016/1191, che in alcuni casi elimina la necessità di traduzione e legalizzazione
• Documenti coperti da accordi bilaterali specifici tra l'Italia e il paese emittente
• Documenti presentati in contesti dove l'ente richiedente accetta documenti in lingua originale (raro, ma possibile per alcune università o enti privati)

I documenti più comuni e cosa fare

*In alcuni casi, il Regolamento UE può esonerare anche dalla traduzione.
**Per la conversione della patente estera, il requisito dell'apostille generalmente non si applica: basta la traduzione asseverata.

Attenzione: le regole possono cambiare

Le procedure di legalizzazione dipendono da trattati internazionali che possono essere modificati, e da prassi degli uffici che non sempre sono uniformi su tutto il territorio italiano. Quello che vale a Torino in Prefettura può differire leggermente da ciò che richiede un'università o un Comune.

Prima di avviare una procedura, è sempre meglio verificare i requisiti specifici dell'ente a cui si presenterà il documento.

Foto di Mathias Reding su Unsplash